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地方高校应如何做好科研项目管理

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摘 要:科研项目管理是指课题从项目申请开始至检查评估验收鉴定从而推广入卷的一个全程管理过程。科研项目管理是在顺利完成科研项目的大前提下所实施的一套科学的管理,在一定基础上培养人才、研究出喜人的科研成果,从而提高高校的竞争力。没有高水准科研项目的高校是不能得到很好的发展的,拥有这些也是对高校实力的肯定。由此可以看出,科研项目管理的重要性是不可忽视的,如何让科研管理准确高效地进行也是高校科研工作者所需要考虑的一大问题。本文从科研项目管理的三方面出发,详细地剖析在科研项目管理中所存在的一系列问题以及注意事项,并建设性地提出了一些解决方法。

关键词:地方高校;科研管理;注意事项

科研项目管理由过程管理、经费管理和档案管理三部分所组成。其中,过程管理又可分为四个部分的管理,分别是申报管理、立项管理、中期管理和结题管理。科研项目管理是一个阶梯形的管理工程的过程,环环相扣,容不得半点差错失误,过程管理的重要性不言而喻。

一、科研项目的过程管理

科研项目的过程管理是一个基于PDCA的管理系统,主要包括申报(plan)、立项(do)、中期(check)和结题管理(action)四个环节,几个环节相互关联不可分割,直接影响着科研项目的整体水准质量。

(一)项目申报管理

在项目申报环节中,课题的立项率是第一需要保证的。万事开头难,选好科研题目,才有可能有好的科研项目。在填写课题申请书的时候,也应该认真仔细地完成,尽量做到最好。

和文章一样,有一个不错的题目往往可以在第一时间迅速引起评审专家的兴趣,专家自然便会继续读下去,而一个无趣的题目则会让人潜意识就不想有读下去的理由。因此申报者首先需要做的就是选择一个好的科研题目。当然,在基于项目选题范围和要求的基础上,如果可以选择当下热门话题,并突显出时代特色会使得项目的申报更有意义,可以反映此项目的研究前沿,同时结合地方情况,选择热门话题,为地方经济建设和社会发展服务,解决生活中的实际问题。最重要的是,申报者要结合自身优势特长,选择合适自己的研究项目。不论是招标项目还是有指南的项目,都要在符合要求和范围内进行选题,题目不要太大,免得空洞,影响最后的研究成果;题目也不要太小,否则没有研究意义从而达不到立项要求。因此,一个好的选题是申报成功的关键。

(二)项目立项管理

项目申报完成后,将会进行专家项目评审,通过评审的项目会给予立项支持。立项成功后,高校科研管理部门需要签订项目合同,申报研究经费。

立项成功后的第一步是签订项目合同。项目合同中明确规定了项目的工作计划、工作量、研究内容及创新分析、进度、成果水平等一系列的核心内容及要求,并要求制定出详细具体的实施计划。其目的是方便后续的阶段性检查和最后的鉴定验收。

然后合理安排项目研究经费。对应不同级别和类别的项目,地方高校应该给予相应的经费支持。对于上级部门下达或合作单位提供的项目研究经费,应该要保证所有经费真正用于项目研究,以免资金浪费。

(三)项目中期管理

科研项目中期管理是项目最主要也是最繁琐的一个关节,中期管理也可以称作过程管理。加强项目的中期管理,可以保证项目按照原计划有条不紊地进行,在过程中及时发现问题并及时解决,以确保高质量、高水平地完成研究。因此,中期管理的重要性显而易见。而在地方高校中,科研项目完成者大部分都是教学一线的教师,在完成紧张的教学任务之外还要完成如招生、培训等额外的任务,没有过多的时间研究所申报的科研项目,因此往往会出现“重申报,轻研究”的现象。强调项目的中期管理,提醒和督促科研的实施势在必得。

1.建立健全管理模式、强化管理制度是保证中期管理的重要因素。可以采取与JIT管理、ERP管理类似的中期管理制度完善中期检查,或根据公平理论对科研人员采取一定的奖惩制度,根据已制定的制度对科研项目进行定期的中期检查。根据中期检查的成果给予不同的奖惩,按照项目合同进度,检查完成情况,鼓励和奖励检查情况良好的(增加研究经费)等,而对于未按照合同进度执行的,可以根据原因给予帮助指导和批评。

2.实行项目分类管理。分类的目的是把重点和非重点的项目分开,这样便于在管理层面上找寻侧重点。重点项目一般是多学科、多人次和多单位的联合研究,因此,也需要科研人员的重点关注,同时需要调和好各学科单位的交流和配合,抓好协调工作,为项目的正常进行作努力,争取高水平高质量的成果。对于重点项目的检查,主要的检查部门应该以学校的科研管理部门为主;而对于非重点项目而言,过程管理更为重要,监督其按照合同计划进行,保质保量地完成。

(四)项目结题管理

项目能否成功结题标志着该项目的成果是否能够完整。科研成果是科研项目的最终体现。由此可见,项目结题管理是科研项目管理中不可懈怠的重要一环。项目结题方式大致分为二种,一是以发表了论文或期刊(SCI,SSCI,CSSCI)为标准,免于专家鉴定或评审;二是未参与著作或论文发表出版的,以鉴定成果、研究报告等作为最终研究成果的,需由专家进行鉴定评审验收,通过后才可办理结题手续。

对于因某些原因而无法完成的人员,根据原因的主客观性,我们主要采取以下方式。

1.若在规定的合同期限内没有按时完成结题的科研人员,因客观原因暂时无法结题的,应出示书面报告,申请延期;

2.若因自身主观原因暂时无法结题的,情节较轻的应及时督促结题,情节严重的可以要求暂停使用其项目研究经费;

3.若确实无法完成项目研究的,项目负责人应主动提交项目终止书面报告,并附上详细的项目终止原因,再由项目科研人员返还项目经费。

二、科研项目经费的管理

科研项目工作的顺利进行少不了资金来源。科研项目的经费管理的本质就是项目的成本管理,因此,科研项目经费是科研项目的基础物质保证。加强科研项目经费管理,可以使得科研经费的使用更加合理和有效,这样不仅可以使得科研经费的每一笔都能用有所得,从而利于科研人员更方便地进行课题研究,还可以严格遵守国家和相关部门的经费使用规定,保证课题研究的合法性。

科研经费的来源有很多,其中主要来源有国家及各省、地方政府部门下发的课题经费;国内外企业或事业单位委托赞助的项目经费;学校科研事业和各类的研究课题的配套资金支持。另外,科研经费只能试用在与课题研究相关的领域上,与课题无关的费用不予报销。

这一管理过程繁冗又细碎,不仅要求管理者了解科研项目的进度规划,同时也要具备一定的会计能力,既要保证研究人员有充足的经费完成课题,又要严格把握经费的使用情况,以此确保经费的数额范围。

在管理中可能出现的问题及解决方法如下。

首先,明确科研经费管理权。明确科研经费的管理权,使得权有所属,保证管理的安全与统一性。科研经费管理需要有一个统一管理的财务账户,最好由学校科研处进行统一管理,由财务处进行监督使用,避免科研经费滥用的情况发生。

其次,完善监督和检查制度以及奖惩制度。研究经费何去何从直接关系到科研发展情况的好坏。为了保证科研经费真正用于项目研究,更好地提高经费的利用率,学校科研处在自我经费管理的过程中可以与财务处和审计部门相互合作,相辅相成,加强对科研经费使用的检查和监督,防止弄虚作假和违反财经纪律的行为发生,并对违反纪律的人员进行严惩。对经费使用状况良好的可以给予增加资金支持的奖励;若发生滥用经费的情况,可以采取警告措施,两次以上则暂停使用经费,再严重者取消项目科研资格。

三、科研项目的档案管理

科研项目的档案管理是整个管理环节最后一个环节,档案的形式有文宇、图片、表格以及声像载体材料等。这是科研项目管理尤其关键的一个环节,档案保存也是科研项目的保存,是对整个科研项目成果结晶的保存,所以档案管理也尤为重要。

首先,地方高校的科研项目承担者大部分来自教学单位,所以大多数档案管理直接由科研人员管理存档,缺乏一定的专业性和技术性。而且科研人员对档案的价值和认知不足,很有可能忽视保存这一个环节。另外,如果存档不当,如直接丢在实验室等,有可能发生档案丢失或缺失的现象。

其次,档案应固定周期整理。可以以档案的重要程度为依据分组、分类整理,有些科研项目需要反复进行,可以通过周期整理反复整理,最终聚合成卷存档。由于档案的材料形式不一,档案的整理方式也不同。应随时灵活运用档案归类,使得档案能够得到妥善的保存。

再次,科研档案具有保密性。一个好的课题可以体现社会问题,并且走在学科前沿,因此其研究过程、研究成果都具有很高的保密性。首先,各地方高校对于这一类的科研项目应给予更多的关注和重视,科研处应配备相应的保密档案室并由专业性高的人员进行保存看管;其次,科研项目的完整档案需要保密性更好的综合档案室,所以在移交时更加需要保证其保密性。

最后,科研项目档案还存在保存的时间性。项目成果的完成与推广和报奖时间具有时效性,所以应该对科研项目完成后期加以时间限制。在此,建议以四至六年为一个界限,在这个时间界限之后再将科研项目的完整档案移交学校综合档案室,这样可以充分地调和延续性的特性。

四、结语

地方高校的建设少不了科研项目和成果,如若缺乏高水平和强实力的科研和成果,其教学任务一定缺少活力和生机。想要持续稳定的发展,就必须加强地方高校的科研项目管理的能力,正视它在高校建设中的地位,从过程管理、经费管理和档案管理这三个方面不断了解科研项目管理,在不断探索中发现并解决问题。

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